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terça-feira, 7 de fevereiro de 2012

Os 6 mandamentos para você organizar o seu tempo


Gerir o tempo é algo útil para qualquer pessoa. Como todos sabem, é o recurso comum que temos que não é renovável e, por isso, saber aproveitá-lo bem diferencia os homens dos pirralhos.

Um lugar onde não esperava ouvir sobre gestão de tempo é no ótimo Ultimate Sales Machine, livro sobre vendas escrito por Chet Holmes. No início do livro ele fala: “não existe um bom vendedor que não seja também uma pessoa eficiente, por isso a 1ª coisa que eu preciso falar é sobre gestão de tempo”.
A grande diferença do modo como ele falou sobre gestão de tempo foi a praticidade do conteúdo. Ao invés de falar sobre métodos, ele simplesmente listou ações que funcionaram com ele e com outras pessoas que ele orientou.
Seguem os 6 mandamentos:

1- Encoste uma vez

Se você começou a fazer uma tarefa, termine-a antes de ver um email ou checar o Facebook. Isso acontece normalmente com emails: você abre o email, termina a leitura, começa a responder e pensa “hm, termino isso depois”.
O problema é que pra terminar isso depois, você vai ter que gastar tempo novamente lendo o email e vendo o que você já escreveu  - ou seja, o tempo de preparação é retrabalho e aí você está desperdiçando tempo.

2- As 6 tarefas mais importantes do dia

Todo dia defina quais são “as 6 tarefas mais importantes” do dia, aquelas que tem que acontecer de qualquer maneira. A questão é: se você não finaliza 6 tarefas  importantes por dia, algo está errado.
No geral, é legal considerar essas tarefas como ações que vão causar progresso na sua empresa, e não processos pequenos.

3- Defina a duração de cada tarefa

Os tempos de cada tarefa são extremamente variáveis e ter planejado o que será feito e por quanto tempo é essencial para que você saiba que o seu dia é possível (que as tarefas cabem no seu horário útil).
Por isso é legal quebrar projetos mais longos em tarefas menores para que você possa ver o avanço aos poucos, ao invés de tentar fazer tudo de uma vez só. Além de ajudar na gestão do seu tempo, a qualidade do projeto feito aos poucos tende a ser maior.

4- Defina quando, dentro do dia, você fará cada tarefa

Por questões logísticas ou mesmo de humor, definir o horário em que você fará cada tarefa é muito importante.
Além disso, saber se uma tarefa é pré-requisito de outra ajuda bastante nessa parte.

5- Faça as tarefas mais difíceis primeiro

Não importa se o seu horário de maior produtividade é de manhã, de noite ou de madrugada. A partir do ponto que você está com energia e concentração para produzir de  verdade, faça primeiro os projetos mais difíceis/importantes .
Isso garante que você terá o máximo do seu poder cognitivo pra ele e também te ajuda a fugir da procrastinação.

6- Se eu não fizer isso, eu vou morrer?

Essa é uma pergunta bem extremista, mas passa bem o tom. Quanto menos tempo você tem, mais você aprende a priorizar o que é mais importante e a enxergar o que não fará diferença na sua vida.
Para garantir que você está fazendo apenas atividades úteis, sempre faça essa pergunta a si mesmo.

Fonte
Saia do Lugar