Hospedagem Profissional

Hospedagem Profissional
Clique aqui e ganhe US$ 10,00 para testar durante 1 mês a melhor hospedagem: Digital Ocean!

quarta-feira, 13 de julho de 2011

Problemas devido a falhas no processo de Comunicação

Ótimo artigo da  Daniella Mizerkowski do blog TI na Prática! Confiram.

Problemas de comunicação em projetos de software estão relacionados a diversos outros problemas de TI, como escopo mal definido, requisitos incompletos, falta de motivação da equipe, surpresas durante o projeto, insatisfação do cliente, etc. Tenho a intenção neste post de compartilhar o que aprendi e observei nestes últimos dois anos, relacionado a problemas/falta de comunicação nos projetos/nas equipes.
Comecei a pensar na comunicação depois que participei de duas dinâmicas muito interessantes. Em uma delas me senti encurralada por mim mesma… Pois “cai na armadilha”. Haha. Em outra fiz o papel de espectadora e foi muito interessante porque fora do processo tive a certeza que percebi muito mais detalhes do que se estivesse como participante.

Primeira dinâmica: Analistas de Sistemas e Analistas de Negócio foram separados em grupos mistos. Cada grupo recebeu um papel com uma parte escrita do corpo humano e cartolina, caneta, tesoura para fazer o desenho. A instrução passada foi a seguinte: Se reúnam cada um com seu grupo e desenhem o mais caprichado possível o que está escrito no papel. Vocês têm “x” minutos. Bom, ninguém perguntou nada… A maioria dos grupos se “fecharam” e focados na tarefa começaram a desenhar, recortar… Além disso, guardar segredo dos outros grupos! Não sei em que momento da dinâmica, se logo no começo aconteceu isso ou só no final, mas apenas alguns grupos tentaram conversar com o restante para saber como estavam fazendo o desenho, tamanho, cor do olho, etc. Acabado o tempo todas essas partes do corpo iriam formar uma pessoa. Foi muito engraçado! Um olho pequeno e outro enorme, nariz desproporcional do restante do rosto, uma perna mais comprida que a outra… Virou um monstrinho! Hehe

Conclusão: Fiquei de boca aberta, como que não me comuniquei com o restante dos grupos!? O que me fez achar que era uma competição? Fiz alguma pergunta aos organizadores da dinâmica para tirar dúvida? Nada disso… E todos conseguiram claramente visualizar os problemas que podem ser gerados por falta de comunicação/bom relacionamento. E era isso que estava acontecendo no nosso dia-a-dia. Vários projetos surgindo, cada um cuidando do seu e ninguém se preocupando em comunicar o restante das pessoas e envolvidos no processo. Cada um com sua interpretação.

Segunda dinâmica: Analistas de Sistemas e de Negócio novamente formaram grupos mistos e uma pessoa foi designada a fazer o papel do usuário do sistema. Quem fez o papel do usuário escreveu à parte todos os requisitos que o sistema deveria contemplar, os problemas do processo atual e guardou. Cada grupo deveria se reunir separadamente com o usuário do sistema e identificar todas as necessidades e requisitos que o sistema precisaria ter (depois implementar). O usuário fez o papel típico, foi perfeito! (Todas aquelas dificuldades que conhecemos, os grupos enfrentaram com este usuário, hehe). Eu fiquei de fora analisando todos os grupos. O resultado foi bem interessante porque cada grupo tinha um perfil bem diferente e mesmo assim, passaram pelas mesmas dificuldades.

Conclusão: Vou citar o que aconteceu com a maioria dos grupos: Dificuldade de extrair informações do usuário (ele não respondia de forma clara e o grupo não insistia); falta de questionamento e entendimento do processo durante o levantamento de requisitos e falaram da solução que poderia ser criada (sistema) logo na primeira entrevista. Muitas informações importantíssimas ficaram de fora e foram percebidas somente no final das reuniões.

A partir daí comecei a perceber vários outros problemas que estávamos enfrentando por falhas na comunicação. Vou citar alguns:

- As atividades que a equipe de desenvolvimento realizava não eram visíveis em lugar nenhum, então dificultava a noção de prioridade e tempo disponível da equipe para quem solicitava os projetos (o cenário é de uma empresa com desenvolvimento interno). Quando uma solicitação entrava na fila era gerada uma falsa esperança de que já “estava em desenvolvimento”. Isso causava vários problemas. Essa situação poderia ser solucionada com reuniões frequentes de Status dos projetos da equipe ou através de uma comunicação visual, um quadro de tarefas ou um sistema onde todos pudessem visualizar as solicitações em desenvolvimento.

- Os problemas enfrentados que poderiam atrasar o desenvolvimento não eram comunicados na hora certa para quem solicitava os projetos; só ficavam sabendo quando o prazo apertava ou cobravam algum Status, mas neste momento esses pequenos acontecimentos eram vistos como “justificativas” de atraso e o solicitante não tinha uma atitude compreensiva. Hoje qualquer problema que pode atrasar a atividade, seja a dependência de alguma informação, problemas com o ambiente de teste, reuniões inesperadas para participar, qualquer coisa… Comunico o solicitante. Tem ajudado muito!

- No final de algumas reuniões longas e de muitas discussões, cada um saia com uma visão e interpretação diferente e sem a obrigação de realizar alguma tarefa, mesmo que ela tivesse sido solicitada durante a reunião, como por exemplo: “vamos voltar a discutir melhor com fulano”, “precisamos de tal informação”… O participante saía da reunião como tinha entrado; convidado para participar de uma discussão e não convocado a realizar alguma ação. Nestas situações como organizadora de alguma reunião, reforçava com uma comunicação formal como um e-mail e uma ATA da Reunião para consolidar as ideias e destacar os próximos itens de ação, responsáveis e prazos.

Como o post está ficando grande, falo mais sobre comunicação (e em projetos SCRUM) nos próximos posts.
Termino com uma dica inclusive para mim mesma: OUÇA, QUESTIONE E AMADUREÇA A IDEIA antes de propor uma solução.

E uma dica simples, mas útil da revista Você/SA sobre comunicação que podemos usar: “Faça perguntas diretas para questões que precisem de respostas como “sim” ou “não”. Para obter informações ou explicações, use as chamadas perguntas abertas. Elas começam com pronomes interrogativos (quem, o que, quando, onde e como)”.

Abraços,

Via TI na Prática